Если и собираться то по одному представителю от клуба и сразу с информацией о:
1. Сколько людей участвуют
2. Сколько автомобилей будут.
3. Сколько деревьев готовы купить и высадить (цена думаю к этому времени вырисуется)
4. Подтвердить наличие у участников лопаты ведра и колышка.